Allgemeine und besondere Teilnahmebedingungen
der IHK zu Leipzig für Firmengemeinschaftsstände zu Messen und Ausstellungen im In- und Ausland
Diese Teilnahmebedingungen (allgemeine und besondere) sind die Grundlage der Zusammenarbeit zwischen der Industrie- und Handelskammer zu Leipzig (IHK) als vermittelndem Veranstalter der Firmengemeinschaftsbeteiligung und des ausstellenden Unternehmens (nachfolgend als „Aussteller“ bezeichnet). Die Firmengemeinschaftsbeteiligungen können gemeinsam mit den Industrie- und Handelskammern aus Sachsen (sächsische IHKs) sowie angrenzenden Bundesländern als weitere Veranstalter koordiniert werden, ohne dass diese selbst Vertragspartner des Ausstellers werden.
I. Allgemeine Teilnahmebedingungen
1. Vertragsgegenstand
Die IHK koordiniert Firmengemeinschaftsbeteiligungen an Messen und Ausstellungen im In- und Ausland. Dies erfordert eine gemeinschaftliche Anmietung von Messeflächen und einen einheitlichen Standbau. Die verschiedenen
Komponenten werden durch die IHK für die Aussteller zusammengeführt. Entsprechend gelten für die jeweiligen Vertragsverhältnisse neben den allgemeinen Teilnahmebedingungen auch die jeweiligen besonderen Teilnahmebedingungen.
a) Standbau
Zur technisch-organisatorischen Durchführung des Standbaus bedient sich die IHK eines spezialisierten Unternehmens (Messedurchführungsgesellschaft, MDFG). Die IHK vermittelt den Vertragsschluss zwischen Aussteller und MDFG.
b) Standfläche
aa) Die Anmietung der Standflächen erfolgt, soweit dies nach den Teilnahmebedingungen des Messeveranstalters (MV) zulässig ist, durch die IHK. Die IHK vermietet an den Aussteller die anteilige Bruttofläche (Nettofläche des eigenen
Standes zuzüglich des jeweiligen Anteils an der Gemeinschaftsfläche). Die Untervermietung und Rechnungslegung an die Aussteller erfolgt durch die MDFG. Zu diesem Zweck tritt die IHK durch gesonderten Rahmenvertrag ihre
Rechte an der angemieteten Fläche an die MDFG ab.
bb) Soweit aufgrund der Teilnahmebedingungen des MV die Variante nach aa) nicht möglich ist, vermittelt die IHK den Vertragsschluss zwischen Aussteller und MV (auf die besonderen Teilnahmebedingungen des MV wird in diesen
Fällen verwiesen.).
2. Teilnahmeberechtigung
Berechtigt zur Teilnahme an Firmengemeinschaftsbeteiligungen sind kleine und mittlere Unternehmen, die eine Haupt- oder Zweigniederlassung oder eine selbstständige Betriebsstätte in Sachsen unterhalten. Teilnahmeberechtigt
sind sowohl gewerbliche Unternehmen, wie auch freiberufliche.
Außersächsische Unternehmen aus Deutschland können nach vorheriger Genehmigung des Veranstalters zur Anmeldung zugelassen werden.
Von der Teilnahme können Aussteller ausgeschlossen werden, welche ihren Zahlungsverpflichtungen aus vorherigen Firmengemeinschaftsbeteiligungen nicht, nicht rechtzeitig oder unvollständig nachgekommen sind oder über die Beschwerden wegen Zuwiderhandlungen vorliegen.
3. Anmeldung, Teilnahmebestätigung, Ausstellungsvorbereitung
a) Anmeldung
Die Anmeldung zur Teilnahme erfolgt ausschließlich durch den termingerechten Eingang des vollständig ausgefüllten und unterschriebenen Anmeldeformulars bei der IHK. Die Anmeldung ist vom Aussteller schriftlich per Brief, per Telefax oder per E-Mail an die IHK zu senden. Sie ist zwingend von dem gesetzlichen Vertreter des Ausstellers zu unterschreiben. Durch die Anmeldung verpflichtet sich der Aussteller, im Rahmen der Firmengemeinschaftsbeteiligung an der jeweiligen Ausstellung teilzunehmen und die hierfür anfallenden Kosten zu tragen, es sei denn der IHK zu Leipzig liegt ein Widerruf vor Anmeldeschluss im Sinne der Nummer 4 der AGB vor.
Die Anmeldung erfolgt unter Ausschluss von Bedingungen und Vorbehalten. Durch die Anmeldung entsteht für den Aussteller kein Rechtsanspruch auf Durchführung der und/ oder Zulassung zur Teilnahme an der Firmengemeinschaftsbeteiligung.
Mit der Anmeldung werden diese Teilnahmebedingungen vom Aussteller anerkannt.
b) Teilnahmebestätigung
Bei Vorliegen aller Voraussetzungen erhält der Aussteller von der IHK eine verbindliche schriftliche Teilnahmebestätigung (Vertragsabschluss).
Die Teilnahmebestätigung kann von der IHK widerrufen werden, wenn diese aufgrund falscher oder unvollständiger Angaben zustande kam.
c) Ausstellungsvorbereitung
aa) Soweit eine Mindestbeteiligung von fünf Ausstellern erreicht wird, findet eine Ausstellerberatung statt. Hierüber wird der Aussteller gesondert informiert. Anderenfalls setzt die IHK den Aussteller unverzüglich über das Nichterreichen
der Mindestbeteiligung und die daraus resultierende Nichtdurchführung der Gemeinschaftsbeteiligung in Kenntnis. Ansprüche des Ausstellers gegen die IHK, die MDFG oder den MV wegen Nichtdurchführung sind ausgeschlossen.
bb) Die Platzierung der Aussteller innerhalb des Gemeinschaftsstandes legt die IHK unter Beachtung der Reihenfolge des zeitlichen Eingangs der Anmeldungen fest. Anforderungen der Aussteller versucht die IHK soweit möglich zu berücksichtigen, ein Rechtsanspruch auf eine bestimmte Platzierung besteht jedoch nicht. Einzelne Sonderwünsche des Ausstellers (z. B. Nachbarschaft, Konkurrenzausschluss, etc.) werden von der IHK geprüft und gelten als vereinbart,
wenn sie durch die IHK ausdrücklich in der Teilnahmebestätigung bestimmt werden.
cc) Mietet der Aussteller einen Eckstand, wird ein Zuschlag in Höhe von 5 Prozent des Beteiligungspreises auf die jeweils gebuchte Standfläche von der MDFG erhoben.
dd) Ein Vertrag gilt auch dann als zustande gekommen, wenn die IHK nicht die gesamte angeforderte Fläche, mindestens jedoch 50 Prozent der bestellten Fläche zuweist. Eine geringere Flächenzuweisung als 50 Prozent gilt als Angebot
und bedarf der Annahme durch den Aussteller.
ee) Ohne ausdrückliche Genehmigung der IHK ist die Überlassung der Ausstellungsflächen (auch nicht in Teilen) durch den Aussteller an Dritte nicht gestattet. Unteraussteller sind der IHK schriftlich vom Aussteller zu melden und unterliegen denselben Bedingungen wie Hauptaussteller. Zusätzlich gelten die Regelungen des MDFG und des jeweiligen MV auch für Unteraussteller.
ff) Die IHK legt zur Aufrechterhaltung von Ordnung und Sicherheit als maximale Anzahl der Personen, die der Aussteller auf dem Messestand einsetzen darf, eine Person pro 3 Quadratmeter fest. Eine Überschreitung der Personenzahl
ist nur mit Einverständnis der IHK zulässig.
Das Einverständnis ist durch den Aussteller bei der IHK einzuholen und von der IHK schriftlich per Brief, per Telefax oder per E-Mail zu bestätigen. Bei Verstößen gegen diese Regelung sind die IHK – bzw. die von der IHK dazu nachweislich berechtigten Personen bzw. Unternehmen – berechtigt, Personen vom Messestand zu verweisen.
4. Rücktritt / Nichtteilnahme des Ausstellers
Die Anmeldung ist bis zum Anmeldeschluss für den Aussteller widerruflich. Der Widerruf muss in Textform erklärt werden und spätestens bis zum Anmeldeschlusstermin bei der IHK per Brief, Telefax oder E-Mail, unterzeichnet von
Vertretungsberechtigten des Anmelders, eingegangen sein. Nach Versendung der Teilnahmebestätigung ist ein Rücktritt oder eine Reduzierung der Standfläche durch den Aussteller ausgeschlossen.
Verzichtet der Aussteller auf seine Teilnahme, so hat er
- den gesamten Beteiligungsbeitrag zu zahlen
- 40 Prozent des Beteiligungsbeitrages zu zahlen, sofern die Fläche von der MDFG oder der IHK anderweitig vermietet werden kann.
Ein Verzicht auf die Teilnahme ist der IHK und der MDVG unverzüglich schriftlich anzuzeigen. Der Aussteller kann einen Ersatzteilnehmer (gemäß Ziffer 2 „Teilnahmeberechtigung“) vorschlagen, der im Falle eines Verzichtes in den
Vertrag eintritt. Die IHK ist nicht verpflichtet, dem Vorschlag zu folgen.
5. Standausstattung, Gestaltung, Werbung
Die Gestaltung des Gemeinschaftsstandes erfolgt durch die IHK nach eigenem Corporate Design und mit einem einheitlichen Standbau. Mit einer attraktiven Standgestaltung repräsentieren die Aussteller nicht nur ihr eigenes Unternehmen, sondern auch Wirtschaftsstandort Sachsen. Insofern sind die Aussteller strikt an die vorgegebene Standausstattung und Gestaltung gebunden. Einheitliche Zusatzausstattungen sind daher grundsätzlich über Messekataloge bei der MDFG zu ordern.
Zusatzausstattungen und Einzelgestaltungen der Stände (wie Plakate, Roll-ups, Aufsteller u. a. Gestaltungselemente) durch den Aussteller sind nicht gestattet.
Für die Art der Gestaltung sind die am Veranstaltungsort geltenden Bauvorschriften und Baurichtlinien maßgebend.
Wird diesen nicht entsprochen, kann die Standgestaltung von der MDFG auf Kosten des Ausstellers entfernt oder geändert werden.
Zusatzleistungen, die der Aussteller direkt bei der MDFG oder beim MV bestellt, werden auch durch diese direkt mit dem Aussteller auf eigenen Namen und eigene Rechnung abgerechnet.
Firmenwerbung ist nur innerhalb der von der IHK zugewiesenen Fläche zulässig. Dabei ist das Corporate Design des Gemeinschaftsstandes zu wahren.
6. Informationen
Die Aussteller werden durch Informationen per E-Mail über Fragen der Vorbereitung und Durchführung der Gemeinschaftsbeteiligung unterrichtet. Folgen, die durch Nichtbeachtung dieser Informationen entstehen, gehen ausschließlich
zulasten des Ausstellers.
7. Datenverarbeitung
Der Aussteller gibt seine Einwilligung dazu, dass die IHK personenbezogene Daten des Ausstellers verarbeitet und diese an den MDFG und MV zum Zweck der Vertragsdurchführung (hier: Organisation und Durchführung von Firmengemeinschaftsbeteiligungen) weitergibt. Bei Nichtbereitstellung der Daten und Verweigerung der Einwilligung zur Datenweitergabe ist eine Durchführung der Firmengemeinschaftsbeteiligung nicht möglich. Weitergehende Informationen zum Datenschutz sind unter www.leipzig.ihk.de/service/datenschutz abrufbar.
8. Bewachung, Haftung
Der Aussteller ist verpflichtet, für die Sicherheit bzw. die Bewachung seines Eigentums zu sorgen. Die IHK haftet nicht für Verlust und/oder Beschädigung des Eigentums des Ausstellers, auch nicht bei Vorliegen eines Verschuldens durch die MDFG und den MV.
9. Einhaltung von Schutzrechten Dritter
Der Aussteller erklärt mit Unterzeichnung der Anmeldung, dass die auf dem Firmengemeinschaftsstand präsentierte Produkte vom Aussteller auf die Verletzung von Schutzrechen Dritter (Patente, Gebrauchsmuster, Marken, Geschmacksmuster) überprüft wurden und durch die Produktpräsentation keine Schutzrechte Dritter verletzt werden.
10. Vorbehalt rechtlicher Vorschriften
Vorschriften und Richtlinien der zuständigen Stellen, des Freistaates Sachsen, der Bundesrepublik Deutschland und des Gastgeberlandes, die von diesen Teilnahmebedingungen abweichen oder zusätzliche Beschränkungen verursachen,
haben jederzeit Vorrang. Die IHK, MDFG und MV haften nicht für Schäden und sonstige Nachteile, die sich für den Aussteller daraus ergeben. Der Aussteller hat sich eigenverantwortlich rechtzeitig über die rechtlichen Rahmenbedingungen zu informieren.
11. Vorbehalte
Die IHK ist berechtigt, die Beteiligung zu verschieben, zu verkürzen, zu verlängern oder abzusetzen sowie vorübergehend oder endgültig zu schließen, wenn höhere Gewalt oder andere unabwendbare Ereignisse dies erfordern. Der Aussteller hat in diesem Fall keinen Anspruch auf Schadensersatz.
11.1. Absage der Firmengemeinschaftsbeteiligung
11.1.1 Die IHK ist berechtigt, die Firmengemeinschaftsbeteiligung an Messen und Ausstellungen im In- und Ausland in begründeten Ausnahmesituationen abzusagen. Eine begründete Ausnahmesituation, welche eine derartige
Maßnahme rechtfertigt, liegt vor, wenn zureichende tatsächliche Anhaltspunkte dafür vorliegen, dass die geplante Durchführung der Firmengemeinschaftsbeteiligung zu einer konkreten Gefährdung von Leib oder Leben oder Sachen mit
erheblichen Wert führen kann. Dieses Recht steht der IHK insbesondere zu, wenn der MV aus denselben Gründen die Messe oder Ausstellung absagt.
11.1.2 Der IHK steht das Recht zur Absage ebenfalls zu, wenn aufgrund höherer Gewalt (z. B. behördliche Anordnungen oder dringende behördliche Empfehlung, Arbeitskampf, Terror oder sonstige Gefahr für Leib oder Leben, Naturereignisse, Pandemien z. B. COVID-19 etc.) die störungsfreie Firmengemeinschaftsbeteiligung in einem Maße beeinträchtigt oder gefährdet ist, dass der mit der geplanten Beteiligung angestrebte Zweck für die Aussteller nicht oder nur mit erheblichen Einschränkungen erreicht werden kann. Der IHK steht dieses Recht insbesondere zu, wenn der MV aus demselben Grund das vorgenannte Recht ausübt.
11.1.3 Die IHK trifft die Entscheidung nach Ziffer 11.1.1 und
11.1.2 in ihrer Funktion als Organisatorin nach eigenem pflichtgemäßen Ermessen. Bei der Entscheidung sind die Interessen aller betroffenen Aussteller sowohl hinsichtlich des Veranstaltungszwecks als auch hinsichtlich der gebotenen
Sicherheitsüberlegung zu berücksichtigen. Die IHK folgt jedoch in ihrer Entscheidung dem MV, da die IHK an diese gebunden ist.
11.2 Rechtsfolgen bei Maßnahmen nach Ziffer 11.1
Bei einer Absage vor Beginn der Veranstaltung durch die MDFG oder dem MV gelten die jeweiligen vertraglichen Regelungen und AGB der MV und der MDFG, zu denen die Aussteller gem. II. 1. dieser AGB gesondert vertragliche Beziehungen führen.
12. Rechtswahl und Gerichtsstand
Auf die Rechtsbeziehungen zwischen Aussteller und IHK ist das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts (CISG) anwendbar. Gerichtsstand für alle Streitigkeiten zwischen Aussteller und IHK ist Leipzig.
II. Besondere Teilnahmebedingungen Messedurchführungsgesellschaft (MDFG)
1. Vertragsgegenstand, Vertragsgrundlage, Vertragsschluss
Zur Durchführung der Gemeinschaftsbeteiligung bedient sich die IHK eines spezialisierten Unternehmens, welches im Rahmen ihrer allgemeinen Teilnahmebedingungen (ATB) und Besonderen Teilnahmebedingungen (BTB) im eigenen
Namen handeln.
Die IHK vermittelt den Vertragsschluss zwischen Aussteller und MDFG. Zu den zwischen der IHK und der MDFG ausgehandelten Rahmenbedingungen. Der Aussteller akzeptiert mit seiner Anmeldung die ATB und BTB der von der IHK ausgewählten MDFG.
Mit der Teilnahmebestätigung des Ausstellers durch die IHK kommt zwischen dem Aussteller und der MDFG ein Vertrag unter der Bedingung zustande, dass die unter I.3. genannte Mindestbeteiligung erreicht wird.
2. Auswahl der MDFG
Die Auswahl der MDFG obliegt der IHK. Die IHK hat zu diesem Zwecke eine Rahmenvereinbarung abgeschlossen.
3. Zahlungsbedingungen
Die in der Teilnahmebestätigung aufgeführte Standfläche ist Grundlage der Abrechnung zwischen Aussteller und MDFG. Mit der Teilnahmebestätigung ist regelmäßig eine Anzahlung in Höhe von 80 % des voraussichtlichen Beteiligungsbeitrages gemessen an der Bruttostandfläche fällig.
Die MDFG legt hierüber gegenüber dem Aussteller entsprechend ihrer ATB und BTB Rechnung. Begleicht der Aussteller die Anzahlung nicht fristgerecht, ist die IHK zum Widerruf der Zulassung zur Firmengemeinschaftsbeteiligung
berechtigt.
Die Endabrechnung durch die MDFG gegenüber dem Aussteller erfolgt nach Messeende. Der Rechnungsbetrag ist nach Rechnungslegung sofort und ohne Abzüge zu begleichen.
4. Technische Leistungen, Dienstleistungen
a) Für den Auf- und Abbau und die Grundausstattung einschließlich Beleuchtung sowie eine Grundreinigung des Standes sorgt die MDFG.
b) Die Kosten für Installation und für den Verbrauch von Wasser-, Elektro- und Telekommunikationsanschlüssen usw. der einzelnen Stände sowie aller anderen Dienstleistungen tragen die Aussteller anteilig. Diese Kosten werden entsprechend der Kalkulation der Firmengemeinschaftsausstellung durch die MDFG in Rechnung gestellt.
c) Dem Aussteller ist es untersagt, eigene Installationen jeglicher Art auszuführen. Er hat diesbezügliche Sonderwünsche rechtzeitig schriftlich per Brief, per Telefax oder per E-Mail bei der MDFG anzumelden. Der Aussteller haftet für
die durch eigene Installationen und deren Gebrauch verursachten Schäden und Folgeschäden.
5. Betrieb und Rückgabe der Firmengemeinschaftsstände
a) Der Firmengemeinschaftsstand wird vor Ausstellungsbeginn von der MDFG an den Aussteller übergeben. Eventuelle Schäden hat der Aussteller unverzüglich schriftlich per Brief, per Telefax oder per E-Mail anzuzeigen und der MDFG
Gelegenheit zur Nachbesserung innerhalb von 24 Stunden zu geben. Der Aussteller hat den Stand nach Ende der Veranstaltung in dem Zustand an die MDFG zurückgeben, der dem Zustand vor Übergabe an den Aussteller entspricht. Die
Übergabe/Übernahme wird protokolliert.
b) Dem Aussteller ist es untersagt, Bohrungen, Beklebungen und bauliche Veränderungen an der Rahmengestaltung, den Gemeinschaftsflächen sowie anderen Wandelementen und Aufbauten des Firmengemeinschaftsstandes durchzuführen.
c) Beschädigungen, Verluste oder Verunreinigungen, die durch den Aussteller verursacht wurden, hat dieser in voller Höhe gegenüber der MDFG zu ersetzen.
6. Versicherung und Haftung
Die Versicherung der Ausstellungsgüter gegen alle Risiken, insbesondere des Transportes und während der Firmengemeinschaftsausstellung, wie insbesondere Beschädigung und Diebstahl, ist Angelegenheit des Ausstellers.
Der Aussteller haftet für alle Personen- und Sachschäden, die durch seine Beteiligung am Gemeinschaftsstand Dritten gegenüber verursacht werden, einschließlich der Schäden, die am Messegebäude oder Messegelände entstehen.
7. Kündigung aus wichtigem Grund, Messeausschluss
a) Schuldhafte Verstöße gegen die dem Aussteller aus dem Vertragsverhältnis erwachsenen Pflichten oder Anordnungen der MDFG berechtigen zur Kündigung aus wichtigem Grund, wenn die Zuwiderhandlungen nach Aufforderung
nicht unverzüglich eingestellt werden. Wichtige Kündigungsgründe sind insbesondere, wenn Aussteller die Rechte der Mitaussteller und die zugewiesenen Flächen nicht respektieren. Eine außerordentliche Kündigung aus wichtigem
Grund ist auch während einer laufenden Ausstellung möglich.
b) Im Falle einer Kündigung aus wichtigem Grund ist die MDFG berechtigt, den Stand des Ausstellers sofort zu schließen.
c) Der Aussteller bleibt für den Fall, dass die Standfläche nicht oder nur durch Tausch mit der Standfläche eines anderen Ausstellers entgeltlich vermietet werden kann, für die verbleibende Dauer der zur Entrichtung des geschuldeten
Beteiligungsentgeltes als Mindestschadenersatz verpflichtet.
d) Findet sich für die Standfläche des gekündigten Ausstellers kein Ersatzaussteller, so ist die MDFG berechtigt, die Gestaltung der Standfläche auf Kosten des Ausstellers vorzunehmen, um ein geschlossenes Erscheinungsbild der
Ausstellung zu gewährleisten.
III. Besondere Teilnahmebedingungen Messeveranstalter (MV)
1. Vertragsgegenstand, Vertragsgrundlage, Vertragsschluss
Zur Durchführung einer Firmengemeinschaftsbeteiligung bedarf es der Anmietung von Standflächen vom MV.
a) Dies geschieht zumeist über die IHK oder die MDFG.
b) Es gibt jedoch auch MV, die ihre Standflächen ausschließlich an die Endaussteller vermieten. In einem solchen Fall vermittelt die IHK den Vertragsschluss zwischen Aussteller und MV über die zu vermietende Standfläche. Der MV handelt
dabei in eigenem Namen im Rahmen seiner ATB und BTB. Der Aussteller akzeptiert mit seiner Anmeldung die ATB und BTB des MV. Durch die Teilnahmebestätigung des Ausstellers durch die IHK kommt zwischen dem Aussteller und dem MV ein Vertrag unter der Bedingung zustande, dass die unter I.3. genannte Mindestbeteiligung erreicht wird.
2. Zahlungsbedingungen
Die in der Teilnahmebestätigung aufgeführte Standfläche ist Grundlage der Abrechnung zwischen Aussteller und MV. Soweit die ATB oder BTB des MV eine Anzahlung auf die voraussichtliche Standmiete vorsehen, ist diese mit der Teilnahmebestätigung durch die IHK fällig. Der MV legt hierüber gegenüber dem Aussteller entsprechend den ATB und BTB eine Rechnung vor.
Begleicht der Aussteller die Anzahlung nicht fristgerecht, ist die IHK zum Widerruf der Zulassung berechtigt. Die Endabrechnung durch den MV gegenüber dem Aussteller erfolgt nach Messeende.
3. Absage, Unterbrechung, Verlegung der Messe/Ausstellung
Bei Absage, Unterbrechung, zeitlich und/oder örtlicher Verlegung der Messe oder Ausstellung durch den MV gelten die jeweiligen vertraglichen Regelungen und AGB des MV.
