Einstellung von Arbeitnehmern – Meldepflichten für Arbeitgeber

Mit der Einstellung von Arbeitnehmern geht der Arbeitgeber eine Reihe von Verpflichtungen ein. Vor dieser Entscheidung sollte gründlich überlegt werden, wie viele Mitarbeiter notwendig sind, welche Qualifikation verlangt wird und ob die Arbeitnehmer bezahlt werden können. Wenn Sie die richtigen Mitarbeiter gefunden haben und einen Arbeitsvertrag abschließen wollen, soll das Merkblatt an die wichtigsten Verpflichtungen erinnern.

Der Arbeitnehmer sollte dem Arbeitgeber hierfür folgende Arbeitspapiere vorlegen:

• Elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM),
• steuerliche Identifikationsnummer und Geburtsdatum,
• den Sozialversicherungsausweis,
• Mitgliedsbescheinigung der Krankenkasse,
• ggf. Aufenthaltserlaubnis und Arbeitserlaubnis bei ausländischen Arbeitnehmern,
• ggf. die Unterlagen für vermögenswirksame Leistungen,
• ggf. die Bescheinigung über den im laufenden Jahr gewährten oder abgegoltenen Urlaub.

1. Betriebsnummer

Sobald ein Arbeitgeber eine Person einstellt, benötigt er – unabhängig von der Höhe des Arbeitsentgeltes – eine sogenannte Betriebsnummer. Unter dieser Betriebsnummer sind alle Meldungen an die Krankenkasse (z. B. Anmeldung, Abmeldung, Meldung bei Unterbrechung der Beschäftigung, Jahresmeldung zum 31.12., Meldung geringfügig Beschäftigter etc.) vorzunehmen.

Die Betriebsnummer kann beim Betriebsnummer-Service der Bundesagentur für Arbeit als Online-Antrag auf Erteilung/ Veränderung einer Betriebsnummer beantragt werden.

2. Abführung der Steuern

Der Arbeitgeber ist verpflichtet, von dem Lohn bzw. Gehalt, den/das er dem Arbeitnehmer zahlt, Lohnsteuer einzubehalten und an das Finanzamt der Betriebsstätte abzuführen. Die hierfür nötigen Lohnsteuerabzugsmerkmale (Steuerklasse, Freibeträge, Kinderfreibeträge) rufen die Arbeitgeber aus der ELStAM-Datenbank (elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale) elektronisch ab. Der Arbeitgeber benötigt dazu die Steueridentifikationsnummer und das Geburtsdatum des Arbeitnehmers. Der Arbeitgeber richtet entsprechend dieser Informationen für jeden Arbeitnehmer ein Lohnkonto ein, in dem monatlich die Lohnabrechnung (u. a. Bruttolohn einschließlich steuerfreier Bezüge, Abzüge, Nettolohn) erfasst wird. Das Lohnkonto ist bis zum Ablauf des sechsten Kalenderjahres, das auf die letzte Lohnzahlung folgt, aufzubewahren. 

Die zu zahlende Lohnsteuer kann mit Hilfe der Lohnsteuertabellen, die über den Buchhandel bezogen werden können, oder entsprechenden EDV-Programmen berechnet werden. In der Lohnsteueranmeldung werden die einbehaltenen Lohnsteuern dem Finanzamt gemeldet.

Die Lohnsteuer-Anmeldung ist auf elektronischem Weg an das Finanzamt zu übermitteln. Voraussetzung für die elektronische Steuererklärung ist, dass das Unternehmen sich im Internet bei ElsterOnline, der Dienstleistungsplattform der Finanzverwaltung, registrieren lässt. 

Der Arbeitgeber hat neben der Lohnsteuer auch den Solidaritätszuschlag einzubehalten und an das Finanzamt abzuführen. Der volle Solidaritätszuschlag beträgt 5,5 % der zu zahlenden Lohnsteuer (Bitte beachten Sie, dass die Zahlung des Solidaritätszuschlages ab 2021 von der Höhe des zu versteuernden
Einkommens abhängt.). Ist der Arbeitnehmer Mitglied einer kirchlichen Körperschaft des öffentlichen Rechts, ist der Arbeitgeber verpflichtet, Kirchensteuer einzubehalten und zusammen mit der Lohnsteuer und dem Solidaritätszuschlag an das Finanzamt abzuführen.

Hinweis: Der Arbeitgeber kann von dem zuständigen Finanzamt über Fragen des Lohnsteuerabzugsverfahrens verbindliche Auskünfte einholen (Lohnsteueranrufungsauskunft nach § 42e EStG).

3. Abführung der Sozialversicherungsbeiträge

Alle beschäftigten Arbeitnehmer sind mit wenigen Ausnahmen (z. B. kurzfristig Beschäftigte) sozialversicherungspflichtig. Auch für geringfügig beschäftigten Personen, die bis zu 450 Euro monatlich verdienen, sind pauschal Sozialversicherungsbeiträge an die Minijob-Zentrale abzuführen. Die Beiträge für die gesetzliche Sozialversicherung bringen in der Regel Arbeitnehmer und Arbeitgeber je zur Hälfte auf. Den Arbeitnehmeranteil behält der Arbeitgeber direkt vom Arbeitsentgelt ein. Der Arbeitgeber hat die gesetzlichen Beiträge zu den unterschiedlichen Zweigen der Sozialversicherung (Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung) an die jeweilige Krankenkasse des Arbeitnehmers als zuständige Einzugsstelle abzuführen.

Dazu muss der Arbeitgeber den Arbeitnehmer bei der vom Arbeitnehmer gewünschten Krankenkasse anmelden. Der Arbeitnehmer hat dem Arbeitgeber dazu mit Beginn der Beschäftigung seine Krankenkasse und Versicherungsnummer vorzulegen. Geringfügig Beschäftigte müssen anstatt bei der jeweiligen Krankenkasse bei der Minijob-Zentrale angemeldet werden.

Meldungen sind nur noch elektronisch möglich, entweder mittels zugelassener Entgeltabrechnungsprogramme oder zugelassener Ausfüllhilfen. Eine Übersicht finden Sie auf der Internetseite der ITSG (Informationstechnische Servicestelle der Gesetzlichen Krankenversicherung GmbH). Die Krankenkasse stellen die kostenlose Ausfüllhilfe sv.net zur Verfügung.

Hinweis: sv.net kann allerdings nicht die Lohn- und Gehaltsabrechnungsprogramme ersetzen, da weder Entgelte noch Sozialversicherungs- und Steueranteile berechnet werden.

4. Unfallversicherung und Meldung an die Berufsgenossenschaft

Die gesetzliche Unfallversicherung ist eine Haftpflichtversicherung der Arbeitgeber. Träger ist die jeweilige Berufsgenossenschaft. Alle Arbeitnehmer sind in der gesetzlichen Unfallversicherung pflichtversichert. Der Arbeitgeber muss seine Arbeitnehmer, auch die geringfügig Beschäftigten, bei der Berufsgenossenschaft/Unfallversicherung anmelden und dort individuelle Beiträge entrichten. Die für den jeweiligen Wirtschaftszweig zuständige Berufsgenossenschaft kann wie folgt ermittelt werden:
Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung (DGUV)
www.dguv.de 
Servicehotline: 0800 60 50 404

5. Sofortmeldungen für bestimmte Branchen

Für bestimmte Wirtschaftszweige wurde zur Verbesserung der Bekämpfung der Schwarzarbeit und illegalen Beschäftigung eine Sofortmeldung eingeführt. Hier muss zusätzlich, spätestens bei Aufnahme der Beschäftigung, eine elektronische Meldung an die Datenstelle der Rentenversicherung abgegeben werden. Arbeitgeber folgender Wirtschaftszweige sind von der Sofortmeldung betroffen.

1. Baugewerbe,
2. Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe,
3. Personenbeförderungsgewerbe
4. Speditions-, Transport- und damit verbundenen Logistikgewerbe,
5. Schaustellergewerbe,
6. Unternehmen der Forstwirtschaft,
7. Gebäudereinigungsgewerbe,
8. Unternehmen, die sich am Auf- und Abbau von Messen und Ausstellungen beteiligen und
9. Fleischwirtschaft.

Außerdem muss der Arbeitgeber seine Arbeitnehmer nachweislich und schriftlich auf die Pflicht, täglich die Ausweispapiere mitzuführen, hinweisen und diesen Hinweis für die Dauer der Erbringung der Dienst- und Werkleistungen aufbewahren.

Weitere Informationen zur Rentenversicherung geben:

Deutsche Rentenversicherung Mitteldeutschland
Georg-Schumann-Straße 146
04159 Leipzig
Telefon: 0341 55055
E-Mail: servicenoSpam@drv-md.de
Internet: www.deutsche-rentenversicherung.de 

Dieses Merkblatt soll – als Service Ihrer IHK – nur erste Hinweise geben und erhebt daher keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Obwohl es mit größtmöglicher Sorgfalt erstellt wurde, kann eine Haftung für die inhaltliche Richtigkeit nicht übernommen werden.

Aktualisierung: 23.01.2020