Dieser Leitfaden beschreibt die Erstellung von Reporten für die mündliche Prüfung für die Ausbildungsberufe Kaufmann/-frau für Büromanagement und Kaufmann/-frau für Groß- und Außenhandelsmanagement. Der Report bildet die Grundlage für das fallbezogene Fachgespräch im Rahmen der Abschlussprüfung. Im Folgenden werden die wichtigsten Schritte und Anforderungen an die Reporte erläutert.

1. Funktion der Reporte

Die Reporte dienen als Vorbereitung des Prüfungsausschusses auf das fallbezogene Fachgespräch. Sie sollen das betriebliche Umfeld der Fachaufgabe, den Prozess der Durchführung und die Ergebnisse darstellen. Auf Basis des Reports wird das Fachgespräch geführt, jedoch wird nur das Fachgespräch bewertet, nicht der Report selbst.

• Büromanagement: Der Report beschreibt das Umfeld, die Aufgabe, den Prozess und bewertet das Ergebnis.
• Groß- und Außenhandelsmanagement: Zusätzlich zur Beschreibung des Umfelds und des Prozesses wird die Zielsetzung der Aufgabe besonders hervorgehoben, sowie die Planung im Detail dargestellt.

In beiden Berufen können im Fachgespräch auch verwandte Themen geprüft werden, die im Zusammenhang mit der Fachaufgabe stehen, wie z. B. Schnittstellen oder vor- und nachgelagerte Prozesse.

2. Auswahl der Fachaufgabe

Die zu wählende Fachaufgabe muss in beiden Berufen ein Mindestmaß an Komplexität aufweisen und darf keine Routineaufgabe sein. Es müssen Analyse- und Entscheidungsprozesse enthalten sein, um die berufliche Handlungsfähigkeit nachzuweisen.

Geeignete Aufgaben:

• Büromanagement: Vergleichen und Bewerten von Angeboten, Planung und Durchführung von Prozessen, Vorbereitung von Entscheidungen mit Handlungsalternativen.
• Groß- und Außenhandelsmanagement: Kennzahlengestützte Steuerung von Prozessen, Organisation von Marketingaktivitäten, projektorientiertes Arbeiten wie z. B. Sortimentsanalysen.

Nicht geeignete Aufgaben:

• In beiden Berufen sind Tätigkeiten wie das Erfassen von Daten, Schreiben von Protokollen, Buchen von Reisen, Bearbeiten von Rechnungen oder Wareneingängen oder Veranlassen von Bestellungen ungeeignet, da sie als Routineaufgaben gelten.

3. Zeitpunkt der Reporterstellung

Die Reporte beziehen sich auf tatsächlich durchgeführte Fachaufgaben in den Wahlqualifikationen.
Es wird empfohlen, dass sich der Ausbildungsbetrieb und der Auszubildende bereits frühzeitig (spätestens im dritten Ausbildungsjahr) auf die zu wählende Fachgebiete und den Durchführungszeitraum der Aufgaben verständigen.

Die Reporte müssen in beiden Berufen bis spätestens zum Tag der schriftlichen Abschlussprüfung Teil 2 eingereicht werden. Es ist ratsam, die Reporte zeitnah zur Durchführung der Fachaufgabe zu verfassen, um die Arbeitsprozesse frisch im Gedächtnis zu haben, und vor Abgabe noch einmal zu überarbeiten.

4. Formale Vorgaben

Deckblatt: Verwenden Sie ausschließlich die Deckblattformulare, die im Downloadbereich auf der Webseite der IHK zu Leipzig bereitgestellt werden.

Für die Erfassung der Reporte haben Sie 2 Möglichkeiten:

Variante 1: Die Reporte können in dem Deckblattformular im Bereich „Inhalt des Reportes“ erfasst werden. Sie laden dann das gesamte Formular als PDF hoch.

Variante 2: Sie erfassen den Report in einem Schreibprogramm und laden diesen gemeinsam mit dem separaten Deckblatt als PDF im Online-Portal hoch.

Die formalen Vorgaben für die zweite Variante sind für beide Berufe klar definiert:

• Maximal 3 Seiten, DIN A4 (ohne Deckblatt), einseitig beschrieben
• Schriftart Arial, Schriftgröße 11, 1,5 zeilig
• Ränder betragen 2,5 cm links/rechts und 2 cm oben/unten
• Keine Anlagen erlaubt,
• Kein Einsatz von Präsentationsmedien im Fachgespräch,
• Der Report muss auf jeder Seite den Namen des Prüflings enthalten,
• Der Report ist in PDF-Format einzureichen.

Achtung: Die Nichtabgabe des Reports oder die Nichteinhaltung der Fristen führt dazu, dass der Prüfling nicht zur mündlichen Prüfung zugelassen wird und die Prüfungsleistung mit null Punkten bewertet wird.

5. Abkürzungen und Fachbegriffe

Berufsspezifische Abkürzungen und Fachbegriffe dürfen in beiden Berufen verwendet werden, müssen jedoch für den Prüfungsausschuss nachvollziehbar sein. Firmenspezifische Begriffe sollten entweder erklärt oder vermieden werden, um Missverständnisse zu vermeiden.

Hinweis: Wenn der Prüfungsausschuss einen Begriff nicht versteht, könnte dies den Ablauf des Fachgesprächs beeinträchtigen. Daher sollte geprüft werden, ob Fachbegriffe ausreichend erläutert sind.

6. Aufbau der Reporte (Gliederung)

Die Reporte sollen in beiden Berufen einem klaren strukturellen Aufbau folgen, um das betriebliche Umfeld, die Aufgabenstellung, den Prozess und die Ergebnisse übersichtlich darzustellen.

Gliederung für beide Berufe:

1. Aufgabenstellung/Arbeitsauftrag/Ausgangssituation:
   • Beschreibung der Aufgabe und des betrieblichen Kontexts, einschließlich des Ziels der Aufgabenbearbeitung.
   • Welche betrieblichen Rahmenbedingungen müssen beachtet werden?
   • Was muss der Prüfer wissen, um die Aufgabe zu verstehen?
2. Planung:
   • Welche wesentlichen Prozessschritte wurden geplant?
   • Welche Lösungsalternativen standen zur Verfügung, und wie wurden sie bewertet?
   • Was waren die eigenständigen Leistungen des Prüflings?
3. Durchführung:
   • Welche der gefundenen Lösungsalternativen wurde gewählt und warum?
   • Wie wurde die Aufgabe umgesetzt?
   • Gab es Abweichungen vom ursprünglichen Plan?
4. Berücksichtigung der Rahmenbedingungen:
   • Welche rechtlichen, wirtschaftlichen und organisatorischen Rahmenbedingungen mussten berücksichtigt werden?
   • Mit welchen Personen (z. B. Auftraggeber, externe Partner, Kunden oder Mitarbeiter) war eine Abstimmung erforderlich?
   • Welche vor- und nachgelagerten Prozesse mussten berücksichtigt werden?
5. Kontrolle und Bewertung der Ergebnisse:
   • Welches Ergebnis wurde erzielt?
   • Sind unerwartete Schwierigkeiten aufgetreten?
   • Wie hat das Zusammenspiel mit den Schnittstellen funktioniert?
   • Was könnte in Zukunft verbessert werden?

7. Ablauf des Fachgesprächs

Das Fachgespräch basiert auf dem eingereichten Report und beginnt mit einer mündlichen Darstellung der Aufgabe und des Lösungswegs durch den Prüfling. Die Reporte dürfen zum Fachgespräch mitgebracht werden, jedoch sind keine Präsentationsmedien zugelassen.

Ablauf:

1. Der Prüfungsausschuss wählt einen der beiden eingereichten Reporte aus.
2. Der Prüfling beginnt mit einer mündlichen Erläuterung der Aufgabe, der Planung und der Durchführung.
   • Nach etwa 5 Minuten beginnt der Prüfungsausschuss, Fragen zu stellen.
3. Im Fachgespräch werden die einzelnen Punkte des Reports vertieft:
   • Planung und Lösungsentwicklung,
   • Durchführung und Begründung der gewählten Vorgehensweise,
   • Berücksichtigung der Rahmenbedingungen,
   • Kontrolle und Bewertung der Ergebnisse.

Dauer des Fachgesprächs:

• Büromanagement: maximal 20 Minuten
• Groß- und Außenhandelsmanagement: maximal 30 Minuten

Es kann auch Fragen zu verwandten Themen geben, wie z. B. Schnittstellen oder vor- und nachgelagerte Prozesse, die mit der Fachaufgabe in Verbindung stehen.

Aktualisierung: 28.02.2025