Melde- und Benachrichtigungs- pflichten

Für wen gilt die Meldepflicht?
Adressat der Regelung ist jeder Verantwortliche im Sinne der DSGVO. Dies ist jede natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle, die – allein oder gemeinsam – über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung entscheidet. Innerhalb eines Unternehmensverbundes können auch mehrere als gemeinsam Verantwortliche kooperieren, sog. Joint Controllers.

Liegt eine Auftragsverarbeitung vor, ist der Auftragsverarbeiter verpflichtet, den Verantwortlichen unverzüglich zu informieren. Dieser nimmt dann die Meldung an die Aufsichtsbehörde vor. 

Wann besteht die Meldepflicht?
Grundsätzlich ist ein Unternehmen verpflichtet, jede Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten an die zuständige Aufsichtsbehörde zu melden. Nach Artikel 4 Nr. 12 DSGVO stellt jede Verletzung der Sicherheit, die, ob unbeabsichtigt oder unrechtmäßig, zur Vernichtung, zum Verlust, zur Veränderung, oder zur unbefugten Offenlegung von beziehungsweise zum unbefugten Zugang zu personenbezogenen Daten führt, die übermittelt, gespeichert oder auf sonstige Weise verarbeitet wurden, eine meldepflichtige Verletzung dar.

Die Meldung ist unverzüglich und möglichst binnen 72 Stunden vorzunehmen. Kann die 72 Stunden-Frist nicht eingehalten werden, ist der Meldung eine Begründung für die Verzögerung beizufügen.

Eine Meldung kann ausnahmsweise unterbleiben, wenn die Datenschutzverletzung nicht zu einem Risiko für die Rechte und Freiheiten der betroffenen Personen führt. Ein Risiko – und damit eine Meldepflicht – besteht nach Erwägungsgrund 75 der DSGVO immer bei solchen Verarbeitungen, die:

• zu physischem, materiellen oder immateriellen Schaden, Diskriminierung, Identitätsdiebstahl/-betrug, finanziellen Verlust, Rufschädigung, Vertraulichkeitsverlust von Berufsgeheimnis unterliegenden personenbezogenen Daten, unbefugter Aufhebung der Pseudonymisierung, erheblichen wirtschaftlichen oder gesellschaftlichen Nachteilen führen können,
• betroffene Personen um Rechte und Freiheiten bringt oder diese an der Kontrolle personenbezogener Daten hindert,
• die rassische oder ethnische Herkunft, politische Meinung, religiöse oder weltanschauliche Überzeugungen, Gewerkschaftszugehörigkeit, genetische Daten, Gesundheitsdaten, Angaben zum Sexualleben oder strafrechtliche Verurteilungen betreffen,
• die Arbeitsleistung, wirtschaftliche Lage, Gesundheit, persönliche Vorlieben, Zuverlässigkeit, Verhalten, Aufenthaltsort oder den Ortswechsel betreffen, analysieren oder prognostizieren zwecks Profiling,
• personenbezogene Daten schutzwürdiger Personen, insbesondere Kinder, betreffen oder
• große Menge personenbezogener Daten und eine große Anzahl von betroffenen Personen betreffen.

Inhalt der Meldung
Die Meldung an die Aufsichtsbehörde muss mindestens die Beschreibung der Art der Verletzung, die Angabe von Kategorien und ungefährer Zahl der Betroffenen und der Datensätze enthalten. Außerdem ist Name und Kontakt des Datenschutzbeauftragten zu benennen. Abschließend hat eine Beschreibung der wahrscheinlichen Folgen der Datenschutzverletzung, sowie der von dem Verantwortlichen ergriffenen und vorgeschlagenen Maßnahmen zur Behebung zu erfolgen.

• Es muss im Unternehmen geregelt sein/werden, wie die interne Meldung und an wen (Verantwortlicher/betrieblicher Datenschutzbeauftragter/IT-Sicherheitsbeauftragter) zu erfolgen hat.
• Ist eine Meldung notwendig, sind aber noch keine Einzelheiten der Verletzung bekannt, sollte innerhalb der 72 Stunden eine kurze Meldung an die Aufsichtsbehörde erfolgen, mit dem Hinweis, dass weitere Einzelheiten folgen werden.
• Die Aufsichten beabsichtigen, für eine Meldung von Datenverletzungen ein internetbasiertes Formular zur Verfügung zu stellen.

Wann ist zu benachrichtigen?
Hat die Datenschutzverletzung voraussichtlich ein hohes Risiko für die persönlichen Rechte und Freiheiten der betroffenen Person zur Folge, muss der Verantwortliche den Verstoß nicht wie dargestellt nur der zuständigen Aufsichtsbehörde zu melden, sondern darüber hinaus die betroffene Person ohne unangemessene Verzögerung benachrichtigen.

Ausnahme von der Benachrichtigungspflicht
Eine Benachrichtigung muss nicht erfolgen, wenn:

• Risiken für die betroffene Person durch geeignete technische und organisatorische Sicherheitsvorkehrungen ausgeschlossen wurden oder
• der Verantwortliche durch nachfolgende Maßnahmen sichergestellt hat, dass das hohe Risiko für Rechte und Freiheiten der betroffenen Person nicht mehr besteht oder
• dies mit einem unverhältnismäßigen Aufwand verbunden wäre. In diesem Fall hat eine öffentliche Bekanntmachung o. ä. zu erfolgen.

Inhalt der Benachrichtigung
Die Benachrichtigung muss Angaben über die Art der Verletzung, die wahrscheinlichen Folgen sowie die zur Behebung ergriffenen oder vorgeschlagenen Maßnahmen enthalten. Diese Angaben müssen in klarer und einfacher Sprache abgefasst werden. Ferner sind Name und Kontakt des Datenschutzbeauftragten zu nennen.

Die DSGVO sieht vor, dass bei einem Verstoß gegen die Pflichten aus Artikel 33 und 34 DSGVO empfindliche Bußgelder verhängt werden können. Konkret: bis zu zwei Prozent des weltweit erzielten Jahresumsatzes im vorangegangenen Geschäftsjahr.

Hiervon trifft § 43 Abs. 4 BDSG-neu eine abweichende Regelung: Danach kann eine Meldung nach Art. 33 DSGVO oder eine Benachrichtigung nach 34 DSGVO in einem Ordnungswidrigkeitsverfahren gegen den Meldepflichtigen oder Benachrichtigenden nur mit dessen Zustimmung verwendet werden. Ob diese Abweichung im nationalen Recht zukünftig Bestand haben wird, bleibt abzuwarten. Über die Vereinbarkeit der Ausnahme mit Europarecht besteht aktuell Uneinigkeit. Letztendlich werden wohl die Gerichte hierüber entscheiden. Es empfiehlt sich daher aus Unternehmersicht, sich an den Anforderungen der DSGVO zu orientieren und die weitere Entwicklung aufmerksam zu beobachten.