E-Rechnung und E-Rechnungspflicht

Gespräch mit dem IHK-Webinar-Referenten Richard Luckow

Am 18. Oktober 2022 findet von 15:00 Uhr bis 18:00 Uhr das von der IHK zu Leipzig bereitgestellte Webinar zur „E-Rechnung und E-Rechnungspflicht“ statt. WIRTSCHAFT ONLINE sprach im Vorfeld mit dem Referenten Richard Luckow von der xSuite Group, der seine Expertise in das Webinar einfließen lassen wird. Erfahrungen auf diesem Gebiet sammelte er während seiner 25-jährigen Tätigkeit im internationalen Vertrieb, davon die letzten 20 Jahre im ERP-/ECM-Markt.

Richard Luckow hat sich auf die Beratung und den Vertrieb von Procure to Pay und ECM-Lösungen spezialisiert. Ferner ist er Experte im Bereich integrierter Anwendungen wie für SAP, MS Dynamics NAV und IFS. Im Webinar nimmt er Bezug auf die im November 2021 angekündigte und im Koalitionsvertrag der Ampel-Parteien vereinbarte Einführung eines bundesweit einheitlichen elektronischen Meldesystems für Rechnungen. WIRTSCHAFT ONLINE fragte nach:

WIRTSCHAFT ONLINE: Für wen gilt die E-Rechnungspflicht?

Richard Luckow: Eine Pflicht, Rechnungen in einem maschinenlesbaren XML-Format übermitteln zu müssen, gibt es aktuell nur für Lieferanten, die Leistungen für den Bund oder einige Länder wie Bremen, Baden-Württemberg, Saarland oder Hamburg erbringen bzw. Waren an diese liefern.

Es ist aber, wie in anderen europäischen Ländern bereits vollzogen oder zumindest für die nächsten Jahre bereits beschlossen, auch in Deutschland zu erwarten, dass die E-Rechnung flächendeckend Pflicht wird, so wie es im Koalitionsvertrag bereits als Absichtserklärung formuliert wurde.

Das bedeutet konkret, dass sowohl Sender als auch Empfänger dann in der Lage sein müssen, die E-Rechnung zu erstellen und zu verarbeiten.

WIRTSCHAFT ONLINE: Welche technischen Voraussetzungen muss ich mitbringen?

Richard Luckow: Die meisten am Markt verfügbaren kaufmännischen Softwarelösungen sind heute in der Lage, E-Rechnungen zu erzeugen oder zu empfangen.

Anbieter, wie beispielsweise xSuite, sorgen zusätzlich dafür, dass neben dem Empfang auch notwendige Genehmigungsworkflows und ein Sichtformat erzeugt werden, damit die E-Rechnung wie eine normale Rechnung dargestellt und behandelt werden kann.

WIRTSCHAFT ONLINE: Werden die Rechnungen rechtssicher archiviert?

Richard Luckow: Es gelten weiterhin die Grundsätze das GoBD, wonach eine digital empfangene Rechnung (gemäß der Aufbewahrungsfristen) digital aufbewahrt werden muss. Dafür ist das jeweilige Unternehmen selbst verantwortlich. In der Praxis kommen dafür elektronische Archivsysteme zum Einsatz, deren Nutzung gegenüber dem Finanzamt oder internen Stellen über eine Verfahrensdokumentation beschrieben werden sollte.

WIRTSCHAFT ONLINE: Wie aufwendig ist die Einführung und Umsetzung für Unternehmen?

Richard Luckow: Hier muss man wieder unterscheiden, ob es sich um E-Rechnungen für den Versand oder den Empfang handelt und ob lediglich eine Umwandlung in das erforderliche Format angestrebt wird. Hierfür sind die meisten ERP-Systeme in den aktuellen Versionen bereits gut vorbereitet und eine Umsetzung in wenigen Wochen möglich.

Die E-Rechnung bietet jedoch gerade im Bereich der Eingangsrechnungsverarbeitung das Potenzial, den gesamten Prüfungsprozess deutlich zu beschleunigen und mehr Transparenz zu erzeugen.

Die E-Rechnung ist die Eintrittskarte in andere elektronische Prozesse im Rahmen des Procure to Pay-Prozesses.

WIRTSCHAFT ONLINE: Danke, Herr Luckow, für Ihre Zeit und Ihre Antworten.

Webinar E-Rechnung und E-Rechnungspflich

Termin: 18. Oktober 2022, 15:00 – 18:00 Uhr